Affecter votre équipe
Une fois que vous avez créé vos équipes, Workstaff vous permet d'affecter du personnel à des quarts de la manière suivante.
Affecter du personnel à partir de votre liste de suggestions
Workstaff vous permet de sélectionner du personnel à partir d'une liste de suggestions basée sur les compétences, la disponibilité et les notes de chaque profil.
- Sur la page du projet, sélectionnez le quart et cliquez sur Affecter du personnel
- Sélectionnez le personnel que vous souhaitez réserver dans la liste de suggestions
- Cliquez sur Affecter X personnes.
Remplir les quarts automatiquement avec le remplissage magique
Utilisez Rempl. magique pour laisser Workstaff affecter du personnel aux places restantes dans vos quarts. Workstaff utilise les suggestions de personnel pour déterminer les personnes à considérer en premier, puis vérifie les quarts que chacune peut effectuer. Dans la fenêtre d'affectation, il considère le personnel actuellement affiché dans la liste.
Le remplissage magique prépare les affectations dans un brouillon. Vous pouvez les vérifier et les ajuster, annuler des modifications ou abandonner le brouillon avant de confirmer les affectations ou d'enregistrer l'horaire.
Comment le personnel est priorisé
Lorsqu'il recherche dans l'ensemble de votre liste de personnel, Workstaff établit d'abord une présélection selon l'historique avec le client, le nombre d'heures déjà affectées aux dates concernées et les disponibilités. Les personnes ayant moins d'heures déjà affectées sont favorisées. Workstaff considère ensuite le personnel pour chaque poste dans cet ordre :
- Les personnes déjà affectées à ce poste dans le projet, même à une autre date.
- Les candidats que vous avez marqués avec Garder.
- Les personnes dont les disponibilités couvrent le mieux les quarts qui ont encore des places à combler. Les disponibilités confirmées sont favorisées par rapport aux disponibilités inconnues.
- Les personnes ayant déjà travaillé pour le client, lorsque les priorités précédentes sont égales.
- Les personnes ayant une meilleure note dans leur profil, lorsque toutes les autres priorités sont égales.
Être priorisé ne garantit pas une affectation. Chaque personne doit avoir la compétence requise pour le poste. Le remplissage magique écarte les candidats que vous avez mis de côté et le personnel exclu par le client.
Comment le personnel est affecté
Le remplissage magique traite les places restantes un poste à la fois, en commençant par les personnes prioritaires pour ce poste.
Pour chaque personne, il :
- Vérifie les quarts qui ont encore besoin de personnel. Il écarte les quarts qui chevauchent une affectation existante, une période indiquée comme indisponible ou une période où la personne n'est pas admissible au travail.
- Favorise les groupes de quarts sur plusieurs dates ayant les mêmes heures ou la même étiquette. Les groupes les plus grands sont favorisés, puis ceux ayant le plus de places restantes. Cela aide à garder un horaire cohérent pour la personne.
- Choisit un quart par jour à la fois, puis met à jour les disponibilités de la personne avant de tenter de combler d'autres places.
Le processus se répète jusqu'à ce que les places soient comblées ou qu'aucune autre affectation ne soit possible avec le personnel considéré. Une personne qui n'a pas indiqué ses disponibilités peut tout de même être affectée si aucun conflit ni aucune restriction n'est enregistré.
Par exemple, si vous avez besoin de personnel pour le même poste de 9 h à 17 h le lundi, le mardi et le mercredi, le remplissage magique favorise l'affectation de la même personne à ces dates lorsque ses disponibilités le permettent.
Certaines places peuvent rester à combler, et les heures ne sont pas nécessairement réparties également dans votre équipe. Vous pouvez ajuster les affectations ou affecter du personnel supplémentaire manuellement.
Affecter du personnel à l'aide de l'Organiseur de candidats
L’organiseur de Candidats est un outil qui vous permet d'affecter du personnel de différentes manières. Dans cet onglet, vous pouvez voir en un coup d'œil les Candidats qui ont appliqué aux postes que vous avez publiés et les Suggestions de personnel.
Affecter des candidats qui ont posé leur candidature
- Utilisez la barre de recherche et les filtres si vous recherchez des profils spécifiques
- Dans l'organiseur de Candidats, placez votre curseur sur le nom du candidat
- Cliquez sur Réserver
- Sélectionnez le poste et le(s) quart(s) de travail pour lesquels vous souhaitez réserver le candidat
- Cliquez sur Affecter.
Si une candidature ne vous intéresse pas, vous pouvez cliquer sur Mettre de côté à côté du nom du candidat. Vous pouvez décider ultérieurement de remettre un candidat que vous avez mis de côté dans la liste des candidats en cliquant sur Garder à côté de son nom.
Disponibilité du personnel
Lorsque les membres de votre personnel indiquent leur disponibilité via l'application mobile, ces informations sont affichées dans différentes sections de la plateforme web, notamment:
- La liste de suggestions du personnel
- L'organisateur de candidats
- La vue "Jour" du calendrier
La disponibilité du personnel est indiquée par différentes couleurs:
- Gris: Aucune information de disponibilité fournie par le personnel.
- Vert: Le personnel a indiqué être disponible.
- Orange: Le personnel est partiellement disponible, et le créneau proposé chevauche sa période d’indisponibilité.
- Rouge: Le personnel a indiqué être indisponible.
- Bleu: Le personnel est déjà planifié pour tout ou partie du créneau que vous vous apprêtez à attribuer.
Ce système de codes couleurs vous permet de comprendre rapidement le statut de disponibilité de vos membres du personnel, facilitant ainsi la gestion efficace des quarts de travail et des affectations.
Trier vos candidats
Après avoir cliqué sur le bouton Garder pour marquer les candidats que vous envisagez, vous pouvez voir qui a postulé à chaque poste en le sélectionnant. Repérez l’icône de main levée à côté du nom de chaque candidat.
Conseils pour comprendre l'affichage des candidats :
- Main rose levée : Le candidat a postulé, mais sa candidature n’a pas encore été examinée.
- Main bleue levée : Le candidat a postulé et a été marqué comme “gardé” pour considération.
- Nom apparaissant en gris clair : Cela signifie que la compétence requise pour le poste sélectionné est absente de son profil.
Affecter du personnel qui n'apparaît pas dans les suggestions
Si vous souhaitez réserver du personnel qui n'apparaît pas dans votre liste de suggestions, vous pouvez accéder à l'ensemble de votre liste de personnel en cliquant sur + dans l’organiseur de Candidats. Vous pourrez alors rechercher des travailleurs spécifiques en utilisant la barre de recherche et les filtres. Une fois sélectionnés, ils seront ajoutés à l'organisateur de Candidats.
Sélectionner le personnel sans l’affecter à des quarts
Si vous souhaitez dresser une liste du personnel qui travaillera sur votre projet sans l'affecter à un poste spécifique, vous pouvez également cliquer sur + dans l'organiseur Candidats pour l'ajouter à votre liste de candidats que vous pourrez réserver ultérieurement.
Choisir un chef d'équipe
Une fois que vous avez affecté une personne à un quart, vous pouvez choisir d'en faire un chef d'équipe.
- Sélectionnez l'affectation de la personne en cliquant sur la bulle de sa photo ou sur son nom dans le quart
- Cliquez sur l'icône de crayon Modifier
- Cochez Chef d'équipe? et cliquez sur Ok.
Découvrez les responsabilités des chefs d’équipe, y compris les paramètres de soumission et d’approbation des heures.
Développer et réduire les affectations
Lorsque vous inscrivez un grand nombre de personnes sur un projet, Workstaff réduit automatiquement les détails des affectations. Vous pouvez librement développer et réduire les détails de toutes vos équipes en cliquant sur l'icône Développer/Réduire en haut à droite de la page du projet. Vous pouvez également développer et réduire les détails de chaque affectation en plaçant votre curseur sur celle-ci et en cliquant sur l'icône Développer/Réduire.
