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Paramètres de l'organisation

Workstaff vous offre différentes options de personnalisation qui vous permettront d'imiter la structure et l'activité de votre organisation. Les différentes options de personnalisation à votre disposition sont énumérées ci-dessous.

Compte​

La configuration des paramètres généraux suivants pour votre organisation dans Workstaff est une étape cruciale.

Votre organisation​

Dans cette section, remplissez les informations générales à propos de votre organisation telles que :

  • Un logo
  • Le nom de votre entreprise
  • Votre type d'organisation (Commerciale / Autre ou Organisme sans but lucratif).

Heure et lieu​

Sélectionnez le Fuseau horaire de votre organisation et votre Quartier général pour les calculs de distance et de décalage horaire. La sélection du Premier jour de la semaine déterminera comment votre calendrier et vos feuilles de temps seront affichés et organisés sur Workstaff.

Valeurs par défaut​

  1. Sélectionnez qui, parmi les utilisateurs de votre compte, sera le Contact principal.
  2. Sélectionnez votre Mode de rémunération (Non défini; À l'heure, Bénévole (non rémunéré)). Le mode que vous sélectionnez sera appliqué à tous les nouveaux événements.
  3. Le Statut d'emploi (Travailleur autonome / Pigiste, Salarié, Bénévole) que vous sélectionnez sera ajouté à tous les nouveaux profils de personnel. Vous pouvez toujours sélectionner un statut pour chaque membre du personnel en le modifiant directement dans son profil.

Notifications​

Activer les rappels de quarts à venir afin de réduire les absences. L'équipe recevra des rappels de leurs prochains quarts environ 24 heures avant leur premier quart sur chaque projet. Quand cette option est activée, il est aussi possible de demander au personnel de reconfirmer leurs horaires lors de l’envoi de rappels, garantissant que le personnel est toujours mobilisé.

Suivi du temps​

Vous pouvez personnaliser les options liées au suivi du temps de votre équipe.

  • Ne pas exiger de feuille de temps au personnel : par défaut, les feuilles de temps sont obligatoires pour le personnel. Lorsque cette option est cochée, la soumission des feuilles de temps sera toujours autorisée, mais ne sera pas imposée et les rappels de pointage seront désactivés.
  • Sans restriction : chaque employé peut pointer lui-même depuis son téléphone mobile, sans aucune restriction.
  • Par code QR seulement : le pointage nécessite que le personnel scanne un code QR associé à l'événement.
  • Par les chefs d'équipe uniquement : le personnel sera invité à se rendre en personne auprès du chef d'équipe pour pointer au début et à la fin d’un quart de travail.

Factures​

Si vous travaillez avec des travailleurs autonomes / pigistes, remplissez les informations de facturation afin qu'ils puissent soumettre des factures. Ces informations sont utilisées sur les factures générées.

remarque

Une Adresse de facturation doit être inscrite dans votre compte avant qu'un travailleur autonome puisse soumettre une facture via Workstaff.

Par défaut, Workstaff demandera des factures pour les quarts de travail rémunérés des travailleurs autonomes. Lorsque la case Ne pas exiger les factures des travailleurs autonomes est cochée, la soumission de factures sera toujours autorisée, mais ne sera pas imposée.

Utilisateurs​

La section Utilisateurs vous permet de gérer qui peut accéder à votre compte Workstaff. Vous pouvez visualiser vos utilisateurs actifs et inactifs, ajouter ou supprimer des utilisateurs de votre compte, et gérer leurs rôles et permissions en fonction des besoins de votre organisation.

Rôles des utilisateurs​

  • Propriétaire du compte: L’utilisateur principal qui dispose d’un contrôle total sur le compte. Il est responsable de la gestion de la facturation, des paramètres du compte et des permissions des utilisateurs. Le propriétaire peut transférer la propriété, ajouter ou supprimer des utilisateurs, et prendre des décisions clés concernant la configuration et l’utilisation du compte.
  • Administrateur: Dispose du même niveau d’accès que le propriétaire du compte, y compris la gestion des utilisateurs, des paramètres et de la configuration du compte. La principale différence réside dans leurs responsabilités : les administrateurs ne détiennent pas la propriété du compte et ne sont pas responsables des décisions globales, telles que la facturation ou les transferts de propriété.
  • Membre: A accès à toutes les zones du compte, à l’exception des paramètres et de tout ce qui concerne la rémunération, y compris la paie et la facturation, sauf si une permission explicite lui est accordée.
remarque

Un propriétaire de compte peut transférer la propriété du compte à un autre gestionnaire depuis le menu d’actions à droite de son nom. Depuis ce même tableau, l’accès aux informations de rémunération peut être accordé aux membres par un administrateur ou le propriétaire du compte.

Voir Gérez votre abonnement pour plus de détails sur la gestion des utilisateurs.

Départements​

Vous pouvez scinder vos activités Workstaff en plusieurs sections pour refléter votre structure organisationnelle. La création de départements vous permet de diviser votre personnel et vos horaires afin de faciliter vos opérations.