Documents
Simplifiez la gestion de votre personnel avec les Documents
La fonctionnalité Documents facilite la collecte, l'organisation et la gestion des documents essentiels pour votre personnel. Voici pourquoi c'est un atout incontournable :
- Conformité et organisation sans effort : Demandez et suivez les documents requis en toute simplicité, garantissant que votre équipe reste conforme et à jour.
- Notifications claires : Lorsqu’un document est demandé ou approche de sa date d’expiration, le personnel recevra une notification.
- Flux d'approbation : Examinez facilement les soumissions—approuvez, rejetez ou demandez une nouvelle version—le tout depuis un emplacement centralisé.
Activez l'extension Documents dès aujourd'hui pour garder votre équipe organisée et vos opérations fluides.
Consultez notre Matrice des fonctionnalités pour vérifier si cette fonctionnalité est incluse dans votre plan. Pour toute question, n’hésitez pas à contacter notre équipe Customer Success.
Commencer en 3 étapes simples
1. Création d’un type de document
Dans le menu Paramètres, cliquez sur Documents, puis créez un nouveau type en cliquant sur + Ajouter un type. Saisissez un nom et cliquez sur Enregistrer.
Une fois créé, ce type de document pourra être sélectionné pour l’ajout de documents aux profils du personnel.
2. Demande de documents au personnel
Dans le profil d’un membre du personnel, accédez à l’onglet Documents. Vous pouvez Demander un document ou directement Télécharger un document.
Lorsqu’un document est demandé, le personnel sera invité à le téléverser. Il apparaîtra dans sa liste de tâches sous l’onglet Aujourd’hui. Une fois le document soumis par le personnel, il apparaîtra dans le profil du personnel comme En attente d’approbation et vous pourrez :
- Approuver le document.
- Refuser le document.
- Télécharger une nouvelle version de ce document.
Le personnel recevra des notifications lorsqu’un document est demandé et lorsqu’il approche de son expiration (jusqu’à 30 jours avant l'expiration), les invitant à en télécharger une version mise à jour.
3. Gestion des documents
Accédez à l’onglet Documents pour gérer les documents de votre personnel. Vous y trouverez un aperçu de :
- À réviser : Documents téléchargés par le personnel.
- Expirés : Documents dont la date d’expiration est dépassée.
- Expirant bientôt : Documents dont la date d’expiration est dans les 30 prochains jours.
- Demandes en attente : Documents demandés au personnel mais non encore téléchargés.